参加过展会的外贸人，多少都经历过“坐冷板凳”的焦虑——展位门可罗雀，往往源于展前邀约不到位。唯有提前精准邀约客户，展期才有望迎来“人山人海”。
展会邀约实则是一门学问。那么，如何写出高效的邀约信，在起跑线上抢占先机？本文将从两个关键邀约节点出发，为大家精心整理了一份客户邀请攻略。
一、展会前15天：邮件首次邀约
为了帮大家做好邮件邀请，我们将从“完整信息”和“真诚邀约”两个方面带你准备好自己独特的邀约邮件。
1. 信息完整清晰，多加核对
如果你尚未写过邀约信，可以先将以下信息逐项列出，再进行润色优化。关键信息只需直截了当、清晰呈现——这正是一封邀请函最基本且不容出错的要求。
标题
自我介绍：公司名称+公司主要产品
发出邀请：展会名称+时间+地点+展位号+联系方式
邮件签名
此外，注意邮件的书写格式，格式整齐才能方便客户一眼获取关键信息。同时，正文内容格式最好每段中间空出一行。这样可以让对方阅读邮件时更快捷易懂，尽量每一段写的足够简洁。
展会的时间地点以及公司的展位信息一定要单独罗列出来，如果展位有特别的装修，或者有示意图，也可以在邮件中添加展位照片方便客户寻找。
2. 邀约多想一步，诚意满满
基本信息齐备后，如何让客户从邮件中真切感受到你的诚意？这里总结了外贸人撰写高分邀约邮件的几大亮点，建议你从中选取1-2点融入自己的邮件，为内容增色：
写一封有记忆点的邮件
不少业务员习惯直接套用网上模板，仅替换基本信息便发送，这样的邮件显得生硬刻板，难以激发客户见面意愿。不妨在邮件中提及老客户曾聊过的细节，或展示你对新客户公司业务的了解，甚至提出一个针对性问题——这些都能显著加深对方印象。提前规划交通指引
在邮件中直接嵌入展位定位链接，方便客户一键导航，省去复制粘贴的麻烦；也可附上主办方提供的交通路线图，并注明停车信息或推荐公共交通方式，体现周到考虑。附上展馆平面图
将主办方官网下载的展馆电子平面图随邮件附上，帮助客户快速定位你的展位，提升到访效率。提醒当地天气情况
参展客户来自全球各地，未必熟悉展会所在地气候。若能在邀请函中提供展会期间的详细天气预报，并贴心提示穿衣、出行等生活细节，会显得格外细致与专业。
3. 确认礼仪和翻译，发送邮件
首次给客户发送邮件时，基本的邮件礼仪不可忽视。商务英语讲究措辞严谨，对应的中文表达也需字斟句酌。务必注意用词规范：例如尽量避免使用缩写、表情符号，并多采用委婉、得体的表达方式。
本文也精心准备了几份展会邀约英文模板，建议保存备用，或根据实际需求摘录适用句段灵活使用
内容和思维有了，用OKKI CRM自带的邮件功能发送邀请函更智能、更高效。OKKI CRM的邮件营销，附带精美邮件模板、群发单显等功能，让您的邮件营销更用心，也更省心。
a. 精美模板任意挑选
在这个凡事看颜值的时代，邀请邮件是否美观也能影响客户的决策。
OKKI CRM的邮件营销，为你提供产品介绍、客户开发、节日问候、邀请邮件等多种类型的邮件模板，方便你在不同的场景下，拿来即用。也可自建个性化模版，特色营销更快捷。
b. 群发单显效率UP
在群发邮件的时候勾选「群发单显」后，客户看到的都是该邮件单独发给了自己，不会看到群发列表，也不会有群发的感觉。用群发单显，客户打开邀请信能在细节上感受到满满用心。
二、展会前3天：社媒再次邀约
仅仅依赖邮件邀约并非万全之策——你的信息很可能被淹没在大量广告邮件中。借助社交平台发起邀请，沟通更直接、响应更迅速，效率也显著提升。
以下推荐几个海外社媒渠道，用户回复率相对更高：
1. 在哪发
Facebook
一个全球性的社交媒体平台，适合外贸B2B企业进行品牌宣传和广告营销。外贸B2B企业可以创建Facebook页面，分享企业信息、发布新产品、行业新闻等内容。LinkedIn
LinkedIn最初是一个旨在帮助职场专业人士相互联系的沟通平台，但它已发展成为一个庞大的社交渠道。WhatsApp
WhatsApp作为全球最受欢迎的及时沟通APP之一，支持图像、语音、视频、文件、语音通话等多种交流方式。
2. 发什么
既然是用社交媒体沟通，更像是朋友间的聊天，语气就不必太官方了，可以轻松一点，但是该有的信息都要有。在社交媒体发送邀约更像是一个“引子”，是为了给客户留下印象。你可以尝试这样发送邀约：
临近展会时，不妨主动给客户打个电话，轻松聊几句——既表达关心，又自然提醒展会时间、当天天气及展位位置，并确认其具体到访日期，以便提前做好接待安排。还可贴心询问是否需要协助安排行程，进一步提升客户好感。
结语
展会是连接全球客户的绝佳桥梁，而成功的连接始于展前精心、高效的邀约。用好OKKI CRM的智能邮件营销工具（官网：xiaoman.cn），不仅能将您的专业与诚意精准传递，更能让每一次沟通都成为吸引客户赴约的关键一步。准备万全，开展即开单，让我们助您在人潮涌动的展会上赢得瞩目与商机。
