在外贸业务工作当中，电话是一个非常重要也非常有效的沟通手段。因为电话等于即时沟通，它能有效地加快你对客户的了解程度、加强客户对你的印象深入、提醒客户对你邮件的及时查阅和回复，最终推进与客户建立深入互动式沟通，获得更好的成交转换成果。
与邮件不同，电话没有给你反复思考和修改的机会，这就要求你在拿起电话的时候，一定要整理清楚思路，否则会适得其反。
一、打电话前，先明确客户需求
经常有很多人问小满：「每次一给客户打电话，就不知道该跟客户说什么，久而久之就不敢打电话了...」
事实上，打电话之前，要先明确客户需求，才能根据客户的需求侃侃而谈。
再来确定好你打电话的目的，比如说是因客户信息不完整需要打电话了解、跟客户谈判价格、还是因为什么。如果打电话之前不能搞定这两点 ，就很容易在电话过程中产生停顿，不仅浪费了客户的时间，还会让客户感觉你很不专业。
要想明确客户需求，就必须弄清楚：
客户所处地区的大致经济状况。
结合客户的公司产品结构和规模等判断其大致需求。
客户的身份是贸易商、经销商还是终端者？根据客户身份寻找能与客户进行深入沟通的话题和切入点。
联系人的角色是采购、老板、生产还是研发等？根据不同角色制定应对策略。
进行上述分析后，再在适当的时机下，进行电话追踪。
二、如何让电话有效达到目的？
1. 电话应该怎么打？
首先在与客户的每一通电话里，我们都要融入自己的情感，如果你打电话的时候是面带笑容的，那么客户也会在电话的那头感觉到你的笑容，感觉到你的热忱。面带笑容，充满热情地跟客户通话是最基本的要求，从而让客户记住你的声音，记住你的名字。
其次我们要明白，在外贸业务过程中，电话主要是起到「信息获取」、「客户提醒」、「客户激活」、「推波助澜」的作用，它也一定是与邮件相辅相成的。
比如：
通话的开场问候：
Hello, this is xx from xx(company). I’m in the line of XX business.
我是xx公司的xx，我们是从事xxx正题：
Have you received the email I sent on XX which subject is xx.
您收到过一封标题为xxx的邮件吗？联想客户的回复：
If the answer is No, then you can say:
Okay, thanks for your feedback. I’ll resend the email, please kindly check after 5 minutes.If the answer is Yes, then you can say:
With regard the email, I attached some best selling (products) in your market. Do you have any interest in it?Do you have plan for developing new product this season ?
这个季度有开发新产品计划吗？Do you have suppliers for xx in China ?
您在中国有xx产品的供应商吗？Do you need sample to test ?
您需要样品进行测试吗？
结尾：
I will email you later, thank you.
So glad to talk with you , have a nice day.
Goodbye !
同时我们在打电话之前要事先打好草稿，列一个简单的提纲，模拟一遍你要说的话，客户可能问的问题，而你又要怎么去回复。在明确你这次打电话的「目的」的前提下，「设计」一个高质量的通话内容。
但是记住一个原则：电话交流过程中，不要总是你在说，而是要形成互动式的对话，因为真正的主角是客户，你需要通过这通电话，了解到客户的真实需求和真实想法，这样才有利于你制定后期的跟进策略。
2. 什么时间打电话最合适？
打电话的时候一定要注意时差，要是客户凌晨接到你的电话，估计达成交易的可能性不仅不大，可能从此以后你再也打不通这个号码了……以下是适宜给部分国家客户打电话的国内对应时间：
上午8:00－美国的西部地区，如洛杉矶、西雅图，以及加拿大的温哥华
9:00及以后2小时－日本、韩国
10:00及以后2小时－东南亚部分地区（马来西亚、印尼、越南、泰国、柬埔寨）
下午13:00及以后2小时－巴基斯坦
14:00及以后2小时－阿联酋、印度、尼泊尔、孟加拉、伊朗、科威特
15:00及以后2小时－沙特阿拉伯、俄罗斯的莫斯科附近地区
16:00及以后2小时－以色列、土耳其、乌克兰、罗马尼亚、希腊、芬兰、南非、保加利亚
18:00及以后2小时－英国、爱尔兰、摩洛哥、葡萄牙、冰岛
晚上21:00及以后2小时－巴西、乌拉圭、阿根廷等南美地区以及加拿大东部圣约翰斯地区
22:00及以后2小时－巴拉圭、智利、委内瑞拉、多米尼加、玻利维亚、波多黎各等南美国家
23:00及以后2小时－哥伦比亚、牙买加、秘鲁、古巴、加拿大的渥太华地区附近以及美国最东部地区，如波士顿、纽约
00:00及以后2小时－尼加拉瓜、危地马拉、美国中部区、墨西哥、加拿大的温尼伯地区
同时注意：
电话不要双休日打，要注意日期问题，有可能你周一正常上班时间，客户所在国还是星期天。
另外最好不要周一或者周五打电话，周一刚开始上班，周五要放假休息。
3. 打完电话后总结谈话内容
在电话快结束时，再和客户确认一下电话内容。个人建议，最后还是要通过邮件的形式来确认。比方说在邮件中将沟通内容总结好：OEM的细节要求有哪些、费用承担情况以及大致的交期等，这样客户那边也能根据你的邮件记录和他们的团队进行商议，做出双方都满意的调整。
三、常见电话场景下的英文话术
1. 问候、表明身份
来电一方一开始打招呼，可以用最基本的问候语：
Hello. / Good Morning. / Good Afternoon.
哈啰 / 早安 / 午安
表明你的身份：
This is (name) speaking.
这里是 _____。
说明想要找的接听对象：
Could I speak to (name) please? / I would like to speak to (name). / I’m trying to contact (name).
请问可以帮我转接给（某人）吗？/我要找（某人）。/我要联络的人是（某人）。
在商业电访中，有很多时候来电的一方是代表公司出面洽谈，所以在「表明身份」之后，常常会加一句「说明来历」的自介话语：
I am calling from (company or institution). / I’m calling on behalf of (company or institution).
这通电话是来自（某公司或机构）。
接电话一方表明身份：
Hello, this is (name) speaking. / (Name) speaking, how may I help you?
您好，这里是 _____。/ ____，需要什么帮忙吗？
假如打电话到一间公司或是公司客服部门的时候，电话人员通常会在来电者讲话之前先自我介绍，一般都会这么说：
Hello, (company or institution) , how may I help you?
您好，（公司名或机构），我可以帮您什么忙吗？
2. 要求更多信息、资讯时
假如来电一方没有报名字，可以用以下句子询问：
May I ask who’s calling, please? / Can I ask who I’m speaking to, please? / Excuse me, where is this call coming from?
请问这通电话是来自____？
3. 来电一方提出来电需求
要求找特定人士：
Could I speak to someone who (specific function, ex: manages customer service, or is in charge of product development)?
我想找（某个特定部门，如：客服部门，或是产品控管部门）
表明特定要求：
I would like to make a reservation, please. / I would like to make an appointment with (name, ex: Dr. Melson).
您好，我想要预约。
请对方帮忙转接：
Could you put me through to extension number (numbers) , please?
您能替我转接电话到这里吗？
这个部分没有固定的形式，端看电话内容是什么。基本上只要掌握住「清楚表达目的」与「注意礼貌」这两个看似简单但极为重要的点就可以了。
4. 稍待或转接电话
请对方稍待：
Could you hold on a moment, please? / Just a moment, please.
请稍待一下。
帮对方转接电话：
I’ll just put you through, please wait. / I’ll transfer you now, please wait for a moment.
我将为您转接，请稍等。
5. 无法满足来电者需求时的回答
有时候我们可能无法立即处理来电者的需求，可能是他要找的人刚好不在，或是电话满线无法转接，这种情况太多见了，而以下就帮你列举几种最常见的情况：
I’m afraid (name)’s busy at the moment, can I take a message? / I’m sorry, (name)’s on business today.
____恐怕现在不方便接电话，我能留个讯息吗？I’m sorry, but you may have dialled the wrong number.
不好意思，您打错电话了。I’m afraid the line is busy at the moment, would like to call back later?
目前这支电话忙线中，您可以等会儿再回拨吗？
6. 通话中遇到沟通问题
有时候因环境嘈杂或通讯品质不佳，通话中可能会有听不清楚的情形，你可以用以下方式来应对：
I’m afraid I can’t hear you very well. / Would you mind speaking up a bit, please? / Could you repeat that, please?
我听不大清楚 / 不好意思可以请您讲大声一点吗？/ 您能重复一次刚刚说的话吗？I’m afraid the line is quite bad, would you mind repeating your sentence?
收讯似乎不太好，您能再重复一次句子吗？
7. 来电者留资料或讯息
接电话者询问来电者是否留讯息：
Would you like to leave a message? / Can I take your name and number, please?
您想要留个言吗？/ 请问可以记下您的名字和电话号码吗？
留讯息时遇到需要问清楚的资讯：
Could you spell that for me please? / Would you like (name) to call you back?
不好意思，请问可以请您拼出那个字吗？/ 您希望___等等回拨吗？
有时候来电者会主动要求留讯息：
Can I leave a message please? / Could you please ask (name) to call me back?
我可以留个讯息吗？/ 可以请___晚点回拨吗？
8. 电话中说再见
讲完电话后，别忘了要先说再见再挂电话，电话里的再见有以下三种讲法：
Thank you for calling. / Have a good day. / Goodbye.
感谢您的来电。/ 祝您有愉快的一天。/ 再见。
补充：在口语中，请人「稍待一会」也可以说 hang on，意思等同于 hold on。虽然 hang on 与 hang up 长得有点像，但他们可是天差地别哦，前者是「稍待」，而后者是「挂电话」的意思，可别搞错了哦！
